가맹점 기본정보를 기준으로 현재 설치된 장비, 진행 중인 요청, 실제 보유 재고와 담당 직원을 연결하는 순서가 좋습니다. 모든 과거 자료를 처음부터 완벽하게 옮기기보다 현재 업무에서 자주 쓰는 자료부터 단계적으로 확인하세요.
가장 먼저 정리할 자료는 무엇인가요?
첫 단계는 가맹점을 서로 구분할 수 있는 기본정보입니다. 상호명만 사용하면 이름이 같거나 상호가 변경된 가맹점을 구분하기 어렵습니다.
- 상호명과 사업자 구분 정보
- 대표자 또는 담당자, 연락처와 설치 주소
- 관리 담당 직원과 소속 부서
- 거래 상태, 주요 메모와 기존 가맹점 번호
개인정보는 업무에 필요한 범위만 옮기고 직원별 접근 권한과 보관 기준도 함께 정해야 합니다.
설치 장비는 어떤 기준으로 연결해야 하나요?
제품명보다 제품번호나 일련번호처럼 장비 한 대를 구분할 수 있는 값을 기준으로 정리하는 것이 좋습니다. 같은 모델이 여러 대라면 모델명만으로 설치 위치를 찾기 어렵습니다.
| 자료 | 최소 확인 항목 | 정리 목적 |
|---|---|---|
| 가맹점 | 관리번호, 상호, 연락처, 주소, 담당자 | 중복 구분과 검색 |
| 설치 장비 | 제품번호, 모델, 설치일, 현재 위치, 가맹점 | A/S와 교체 이력 확인 |
| 요청·A/S | 접수일, 내용, 담당자, 상태, 처리 결과 | 진행 상황과 인수인계 |
| 재고 | 제품번호, 입고·출고·반품, 보유 위치 | 전산 수량과 실물 대조 |
| 직원 | 계정, 역할, 담당 업무, 사용 상태 | 권한과 업무 배정 |
자료가 부족하다면 현재 설치 중인 장비와 보유 재고부터 정리하고, 과거 이력은 확인 가능한 범위에서 보완할 수 있습니다.
요청과 A/S 자료는 어떻게 옮겨야 하나요?
단순 메모 한 칸보다 접수와 처리 과정을 구분해야 합니다. 접수일, 가맹점, 요청 내용, 담당자, 진행 상태와 처리 결과가 있으면 어느 단계인지 확인할 수 있습니다.
같은 업무를 ‘장애’, ‘고장’, ‘A/S’처럼 여러 이름으로 기록하면 검색과 집계가 나뉩니다. 프로그램 적용 전에 자주 쓰는 분류와 상태 이름을 줄여 두는 편이 좋습니다.
재고는 수량만 옮기면 되나요?
단말기와 주변기기는 수량뿐 아니라 개별 제품의 이동을 확인해야 할 수 있습니다. 입고, 출고, 반품과 현재 보유 위치를 구분하고 제품번호를 함께 관리하면 실제 장비와 기록을 맞추기 쉽습니다.
기존 엑셀에 수량만 있다면 현재 창고 장비부터 실물과 대조해 기준 재고를 만드는 방법이 안전합니다. 확인되지 않은 과거 수량을 그대로 옮기면 새 프로그램에서도 차이가 남을 수 있습니다.
엑셀 자료는 그대로 적용할 수 있나요?
열 이름과 값의 형식이 일정하면 적용 범위를 검토하기 쉽습니다. 한 칸에 전화번호, 주소와 메모가 함께 있거나 날짜 형식이 제각각이면 항목을 나누는 작업이 먼저 필요할 수 있습니다.
| 확인 항목 | 정리 기준 |
|---|---|
| 중복 가맹점 | 같은 사업장을 구분할 기준 정하기 |
| 연락처·주소 | 담당자 연락처와 설치 주소를 별도 항목으로 나누기 |
| 날짜 | 하나의 날짜 형식으로 맞추기 |
| 장비 번호 | 숫자 앞의 0이 사라지지 않았는지 확인하기 |
| 상태값 | 비슷한 명칭을 합치고 사용 가능한 값을 정하기 |
- 원본은 보관하고 복사본에서 정리합니다.
- 합치거나 제외한 항목을 기록합니다.
- 소량의 자료로 먼저 결과를 확인합니다.
- 모든 파일이 그대로 적용된다고 단정하지 않고 실제 열 구성을 확인합니다.
직원과 권한 기준도 미리 정해야 하나요?
대표·관리자, 가맹점 담당, 설치·A/S 담당, 재고 담당처럼 실제 업무에 맞춰 역할을 정하면 불필요한 정보 노출과 혼선을 줄일 수 있습니다. 퇴사자 이력은 유지하되 새 업무 배정에서는 제외하는 기준도 필요합니다.
한 번에 모두 옮겨야 하나요?
- 가맹점 기본정보와 담당자 기준을 정리합니다.
- 현재 설치 장비와 보유 재고를 확인합니다.
- 진행 중인 요청·A/S 자료를 적용합니다.
- 최근 실적과 필요한 과거 자료를 검토합니다.
- 직원 계정과 권한을 확인합니다.
- 실제 업무로 시험한 뒤 누락 항목을 보완합니다.
스토라넷 도입 상담에서는 기존 자료의 항목과 관리 방식을 확인해 적용 가능한 범위를 검토합니다. 실제 적용 범위는 파일 구조와 사용 기능을 확인한 뒤 결정됩니다.