먼저 답하면
대리점 가맹점 관리 엑셀은 기본정보, 계약 상태, 설치 장비, 담당 직원, 요청·A/S의 다섯 영역으로 나누는 것이 좋습니다. 반복해서 발생하는 요청과 장비 이력은 한 셀에 누적하지 말고 별도 시트에서 가맹점 식별값으로 연결해야 합니다.
가맹점 관리 엑셀의 필수 항목
모든 정보를 한 시트에 넣기보다 먼저 가맹점을 식별하고 검색하는 데 필요한 항목을 정합니다.
| 영역 | 권장 항목 | 관리 목적 |
|---|---|---|
| 기본정보 | 관리번호, 상호, 사업자번호, 대표자, 연락처, 주소 | 중복 가맹점을 구분하고 빠르게 검색 |
| 계약정보 | 계약 상태, 계약일, 종료일, 담당 영업사원, 관련 서류 | 계약 진행 상태와 담당자 확인 |
| VAN·설치 | VAN사, 단말기 모델, 제품번호, 설치일, 통신 개통 상태 | 설치 장비와 변경 이력 추적 |
| 관리상태 | 정상, 집중관리, 휴업, 폐업, 이관 등 | 업무 대상과 관리 우선순위 구분 |
| 담당자 | 영업 담당, 설치 담당, A/S 담당 | 담당 업무와 인수인계 기준 확인 |
한 시트에 모두 넣지 않아야 하는 이유
가맹점 기본정보는 한 가맹점당 한 행으로 관리할 수 있지만, 상담과 A/S는 한 가맹점에서 여러 번 발생합니다. 이를 한 셀에 계속 추가하면 날짜별 검색, 담당자별 집계와 미처리 요청 확인이 어려워집니다.
권장 시트 구성
| 시트 | 한 행의 기준 | 연결값 |
|---|---|---|
| 가맹점 | 가맹점 1곳 | 가맹점 관리번호 |
| 설치 장비 | 단말기 또는 장비 1대 | 가맹점 관리번호, 제품번호 |
| 요청·A/S | 접수된 요청 1건 | 가맹점 관리번호, 접수번호 |
| 계약·서류 | 계약 또는 문서 1건 | 가맹점 관리번호 |
사업자번호는 변경되거나 여러 사업장이 같은 대표자를 사용할 수 있으므로, 내부에서 변하지 않는 별도의 가맹점 관리번호를 두는 편이 안전합니다.
담당자마다 기록 방식이 달라지는 것을 막는 규칙
- 날짜는 `YYYY-MM-DD` 형식으로 통일합니다.
- 상태값은 자유 입력보다 정상·진행중·완료·보류처럼 정해진 목록을 사용합니다.
- 담당자는 이름만 쓰지 말고 사내에서 사용하는 계정이나 직원번호와 함께 관리합니다.
- 전화번호와 사업자번호의 하이픈 사용 여부를 통일합니다.
- 삭제 대신 폐업·이관·종료 상태로 변경해 과거 이력을 보존합니다.
월 1회 점검할 항목
- 담당자가 비어 있는 가맹점
- 설치 장비의 제품번호가 없는 가맹점
- 완료일 없이 오래 남아 있는 요청
- 계약 종료일이 가까운 가맹점
- 중복된 사업자번호와 연락처
엑셀 관리가 어려워지는 신호
가맹점 수만으로 전용 시스템 도입 시점을 정할 수는 없습니다. 다음 문제가 반복되는지가 더 중요합니다.
- 직원별로 다른 파일을 보유해 최신 파일을 알기 어렵습니다.
- A/S 접수와 처리 결과가 전화, 메신저와 엑셀에 나뉩니다.
- 한 가맹점의 계약, 장비, 배송과 상담 이력을 한 번에 찾을 수 없습니다.
- 퇴사나 담당 변경 시 과거 처리 내용을 인수인계하기 어렵습니다.
- 파일 다운로드와 열람 권한을 직원별로 구분하기 어렵습니다.
기존 엑셀 데이터를 스토라넷에 일부 적용할 수 있습니다
기존에 사용하던 가맹점 엑셀을 모두 다시 입력해야 하는 것은 아닙니다. 파일의 열 구성과 데이터 상태를 먼저 확인한 뒤, 스토라넷에서 지원하는 항목과 연결하면 일부 데이터를 업로드해 신규 가맹점을 등록하거나 기존 가맹점 정보를 갱신할 수 있습니다.
| 구분 | 적용 가능한 주요 항목 | 확인할 점 |
|---|---|---|
| 가맹점 기본정보 | 상호, 사업자번호, 대표자명, 대표자 휴대폰, 매장 연락처 | 사업자번호는 가맹점을 구분하는 필수 기준으로 사용 |
| 주소·연락정보 | 주소, 상세주소, 이메일, 주민·법인번호 | 전화번호와 번호 형식을 업로드 전에 통일 |
| 담당·장비정보 | A/S 담당자명, 단말기 ID, 설치장비 | A/S 담당자명이 스토라넷 직원 정보와 일치하는지 확인 |
| 관리정보 | 메모, 등록일, 대리점에서 설정한 추가 메모 항목 | 화면에 표시되는 업로드 항목을 기준으로 사전 확인 |
| 별도 업로드 | VAN 실적, CMS 정보, VAN·단말기 ID | 가맹점 기본정보와 별도의 업로드 항목으로 처리 |
안전하게 적용하는 순서
- 현재 사용 중인 원본 엑셀을 별도로 백업합니다.
- 중복 사업자번호, 빈 필수값과 전화번호 형식을 먼저 정리합니다.
- 기존 엑셀 열과 스토라넷의 업로드 항목을 연결합니다.
- 소량의 가맹점으로 먼저 업로드하고 신규 등록·기존 정보 갱신 결과를 확인합니다.
- A/S 담당자, 단말기 ID, 메모처럼 연결이 필요한 항목을 점검한 뒤 전체 데이터를 적용합니다.
업로드 전 주의사항
- 같은 사업자번호의 가맹점이 이미 있으면 기존 정보가 갱신될 수 있습니다.
- 엑셀의 모든 열을 자동으로 그대로 옮기는 방식은 아닙니다.
- 파일마다 열 이름과 입력 방식이 다르므로 적용 가능한 범위를 먼저 확인해야 합니다.
- 계약서 파일, 반복되는 A/S 이력처럼 단순한 한 행 데이터가 아닌 항목은 별도 확인이 필요합니다.
스토라넷에서는 어떻게 연결되나요?
스토라넷은 가맹점 상세 정보를 중심으로 기본정보, 계약서, 통신 개통, 요청·상담, 수신 메모, 입출고와 배송 이력을 연결합니다. 담당자는 여러 파일을 오가지 않고 한 가맹점에서 이전 기록과 다음 업무를 함께 확인할 수 있습니다.